Sayısal Dönüşüm; Dijital Dönüşüm

Giriş

Son yılların en büyük teknoloji trendlerin arasında yer alan
sayısal dönüşüm veya dijital transformasyon hakkında pek çok yazı kalem alındı
ve katma değerleri hakkında bolca mürekkep dökülmüştür. Hatta sayısallaşmanın
ilk dönemlerinde iç ve dış müşteri sunumlarında pek çok kez, yakında benim de
dijital bir kopyamı yapacaklar ifadesini sıkça kullanıyordum.

Sayısal veya elektronik devlet, sayısal ikizler, endüstri
4.0 ve pek çok değişik ifadeler artık günümüzün gerçeği olmaktadır. Peki
dijital dönüşüm tam olarak neyi hedeflemeli konusu net mi? Kanımca bu halen ucu
çok açık ve kurum yapısına göre farklılık göstermektedir.

Sayısal Dönüşüm Nedir?

En basit anlatımla kurumun işleyişinde kullanılan kuralların
iyileştirilerek sayısallaştırılması, en az insan etkisine gerek duyulması,
hataların azaltılması, performans ile tasarruf artışı ve dolaysıyla maddi
kazanım sağlanması, etkin planlama ve geleceğe güvenle bakmak için yöntemler
bütünüdür.

Sayısal dönüşüm aslında daha yeni başlamadı. Şirketler içine
bilgisayarların ilk girişiyle çok önceleri başladı, yazışmalarımızın elle veya
daktilo yerine bilgisayar ortamında yapılması, önce faks sonraları elektronik
posta ve sosyal medya ile devam eden, günümüzde ise “blockchain”, Nesnelerin İnterneti,
AR/ VR / AI v.b. kısaltmaları ile alınan yolları bir tanesini kesin olarak
görmüşsünüzdür.

Peki her şey güzelce işliyor mu yoksa öngörülemeyen veya
yanlış yapılanlar yok mu?

Sıkça yapılan hatalar

Hatalar ve yaşanan çöküşler

Değişik sektörler aslında uzun zamandır bunu yaşamasına
karşın, ne yazık ki devamlılık ve gelişim sağlanmadığından, göz ardı etmektedir.
Sayısallaşma adına eski ve hantal olan süreçleri iyileştirme yerine, olduğu
gibi sayısallaştırmakta ve hatalar ile birlikte sanal ortama taşınmaktadır.
Bunu nedeni ise eski alışkanlıkların devam ettirilmesi, yeniliğe kapalı
olunması veya hataların görülememesi sayılabilir. Sayısal ortamda ne yazık ki
eski alışkanlıklarımızın değişmesi gerektiğini emek ve para kaybı olduktan
sonra görülmekte, suçu da genelde “bu işe yaramaz” ile teknolojiye yükleme
alışkanlığı bulunmaktadır.

Diğer yaşananlar arasında kurumlar sayısallaştırma için ilgili
bir sorumlu atar, ancak o sorumlu kişi yönetim tarafından bir idari makam ile
güçlendirilmemekte, adeta tek başına veya çok küçük bir kadro ile sayısal
dönüşüm yapılması istenmektedir. Kimi şirket çalışanları ise yönetimin gücü
arkasında olmadığını bilerek olumsuz katkı sağlamakta ve ne yazık ki süreci,
emeği ve gelişim isteğini sabote etmektedir.

Yaşananların arasından ise en ilginci ise, kurum dışından
bir uzman kadroya görev verilir, ancak ne yazık ki içeriden onlara eşlik eden,
şirket kültürünü ve bilgilerini doğru şekilde aktaran bir yolcu / ortak /
partner sağlanmamaktadır. Ortaya çıkan sonuç ise tam bir hilkat garibesi olarak
karşımıza çıkar ve sonuçta başarısız uygulamalar arasında yerini almakadır.

Başarı hikayeleri, ancak…..

Peki başarılı olan uygulamalar? Onlar da başarılı şekilde
çalıştırılır, kullanılmaya başlanır, ancak gelişmesi devam ettirilmediğinden, yavaşça
gücünü kaybetmekte ve ölüme terk edilmektedir. Haliyle getirisi ve avantajları
zaman içinde kaybolmaktadır.

Çok başarılı sonuçlanan ve dönüşümü tam uygun olarak
kavrayan kimi kurum ise bunu lanse etmekte, değişik ortamlarda paylaşımlarda
bulunmakta, ancak her ne hikmetse orada bırakmaktadır. Sonuçlandırmakta veya
gerçek hayata geçirmek noktasında durma kararı alınıyor (yoksa uygulama
kararını alamıyor mu???)

Başarı hikayelerin ortak noktaları nedir?

Başarılı uygulamalarda ise genelde ortak adımlar görünmektedir.
Öncelikle neden bu yola girilmesi gerektiğini, şirket yönetimi tarafından
desteklendiğini gösteren bir karar alınmakta, yönetim içinden bir isim sahip
çıkmakta, şirket içinden sağlam ve güçlü bir ekip atanmakta veya tanımlanmakta
ve şirket dışından bir danışmanlık firmasıyla gerekçeli bir uygulama kararı ile,
yol haritası, başlangıç noktası, sonuç noktası ve gidilecek rotayı yol
haritasına uygun şekilde ele almaktadır. Zaman planlaması da net ve doğru
öngörülerle ele alınmaktadır.

Bununla da yetinmeyip, başarılı şekilde hayata geçen sayısal
dönüşümün gelişebilmesi için süre sonunda iyileştirme, gelişim v.b. isimleri
altında ayrı bir birim tarafından hayatta tutulmakta, eğitim ve bilgi
paylaşımlarla devamlı canlı tutulur. Bunu bir seferlik değil, devam eden yeni
bir hayat olduğu anlatılmaktadır.

Ne yapılmalıdır?

Doğru uygulamalardan yola çıkarak çok kısa ve öz, atılması
gereken bazı adımları paylaşmak isterim.

Karar alınması

İşin en zor kısmı bu olsa gerek. Şirket yönetimi
bulundukları noktayı gerçek bir algı ile irdelemeli, daha iyi olabilmek için
sayısal dönüşümün şart olduğunu kabullenmeli ve bunun kararının alınması
gerekir.

Takımın Kurulması

Takım çalışmasında kesinlikle şirketin yönetiminden bir
sponsor, sahibi v.b. olmalıdır. Sponsor istediği takımı şirketin değişik
kesimlerden seçebilme serbestisi olmalıdır. İçerideki bilginin yetersizliği
dikkate alınarak, sektör ve teknoloji uzmanlığı olan harici danışmanlarla bir
araya gelmelidir. Takımın boyutu aynı şekilde çok önemlidir. Aşırı kalabalık
ekipler hantal olacak, fazlasıyla küçükler ise kuruma hakim olamayacaktır. Sayı
ve nitelik şirkete göre değişim gösterecektir.

Takımın kurulduğu ve amacı şirket içinde de paylaşılmalı ve
herkes tarafından bilinmelidir. Belirli dönemlerde de şirket içinde paylaşımlar
ve seminerlerle de aktarım yapılmalıdır.

Yol Haritası / Planlama

Planlama düzgün bir şekilde yapılmalıdır. Bugün ve süre
sonunda varılması istenen nokta net ortaya konulmalıdır. Süre genelde 24 veya
36 ay ile sınırlı tutulmalıdır. Daha uzun sürecek uygulamalarda dikkat dağılımı
ve ilgisizlik yaratacaktır.

Süre içinde hedeflerde revizeler yapılabilir, yönetimin
onayıyla da devam ettirilebilir. Burada tavsiye hedeflerin şirket tarafından uygulanabilecek
ve kabul edilebilir sonuç veya sonuçlar sağlamasıdır.

Yol haritasının nasıl uygulanacağı da kaleme alınmalıdır.
Yol haritası tek başına yetersiz kalması sıkça görülen bir eksikliktir. Ör.
gidilecek yolda neler kullanılacak, nasıl kullanılacak, destek gerektiğinde
kimden istenecek v.b. dahil edilmelidir.

Uygulama

Uygulama kafaları kuma gömmeden, şirketin, sektörün ve
teknolojinin gerçeklerini dikkate alarak yapılmalıdır. Gerekli durumlarda
adaptasyona, rota değişime, düzenlemesine de gidilmelidir.

Şirket ve kurum çalışanların desteğini alabilmek için
belirli dönemlerde paylaşımlar yapılmalıdır. Genel olarak her 3 ayda bir
yapılmasında yarar var. Takım kendisini de denetleyebilecek bir ortam sağlayacaktır.

Sonuç bildirimi ve sonrası

Süre sonunda nerede başlandığını, nasıl ilerlendiğini, neler
yapıldığı ve sonuçta gelinen yeni BAŞLANGIÇ hakkında bilgi verilmesiyle,
yolculuğu ilk aşaması tamamlanacaktır. Neden mi başlangıç? Çünkü uygulanan
değişimden sonra, devamlılık göstermeli, iyileştirmeleri yapılmalıdır.

Bunları aslında hepimiz çoktan duyduk ve biliyoruz.

Örnekler

Senelerdir yanımızda olan veya yeni başlayan bazı döngüleri
paylaşmak isterim;

KAIZEN

Kalite Yönetim Sistemi

Dijital Türkiye Programı

Özünde hepsinin ortak kullandığı ifade, devamlı geliştirme
ve iyileştirme yapılması, bir döngüden söz edilmektedir.

Son Söz

Sayısal dönüşüm yaşantımızın bugünün gerçeğidir. Olmadan
rekabette geriye düşeceğimiz gibi, insanlarımızın çalışma ve hayat kalitesi
düşer, atılımları yapmakta gecikir ve başkaların çözümlerine mecbur kalırız.

Kendi yönteminizi istediğiniz için siz seçin, zorunluluktan dolayı
yola çıkmayın.

Gökhan Yanmaz

İstanbul / Şubat 2019